I. PREAMBULE
Le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») du 25 mai 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans un souci de transparence, L’hôtel Totora a défini la présente politique afin de vous permettre d’en savoir plus sur :
- L’origine et la finalité des informations traitées à l’occasion de votre navigation sur le site web de L’hôtel Totora (ci-après désigné le « Site ») et toute autre échange d’informations possible.
- Vos droits quant aux cookies et autres traceurs utilisés par L’hôtel Totora.
Dans le cadre de son activité, L’hôtel Totora met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
- « Client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de L’hôtel Totora ;
- « Contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec L’hôtel Totora mais qui n’est pas client (prospects, relations, partenaires…) ;
- « Responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est L’hôtel Totora ;
- « Sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels L’hôtel Totora travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;
- « Personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;
- « Destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.).
Le RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
II. OBJET
Pour satisfaire à ses besoins, L’hôtel Totora met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et contacts.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de L’hôtel Totora et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
III. PORTEE
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts de L’hôtel Totora.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont L’hôtel Totora est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».
De même, la politique ne vise pas les traitements mis en œuvre par les collaborateurs de L’hôtel Totora dans le traitement de leur clientèle personnelle.
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par L’hôtel Totora ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre L’hôtel Totora et ses clients et contacts, notamment nos conditions générales d’intervention ou notre politique de cookies.
IV. PRINCIPES GENERAUX ET ENGAGEMENT
Aucun traitement n’est mis en œuvre par L’hôtel Totora maieutis concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.
V. TYPES DE DONNEES COLLECTEES
1. DONNÉES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :
- Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux
- Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, …
- Photo et vidéo lorsque vous nous accordez ce droit
- Vie professionnelle
- Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier
- Données bancaires si nécessaires
2. DONNÉES TECHNIQUES (selon les cas d’usage) sous la forme de cookies ou autres traceurs.
- Données d’identification (IP)
- Données de connexion (logs notamment)
- Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les abonnements en ligne (newsletter)
3. Que sont les cookies ?
Les cookies permettent de conserver, pendant leur durée de validité (367 jours maximum), des informations d’état lorsqu’un navigateur accède aux différentes pages d’un site Web ou lorsque ce navigateur retourne ultérieurement sur ledit site. Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues. Il existe différents types de cookies :
- Des cookies de session qui disparaissent dès que vous quittez le navigateur ou le site ;
- Des cookies permanents qui demeurent sur votre terminal jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce que vous les supprimiez à l’aide des fonctionnalités de votre navigateur.
L’installation de certains cookies est soumise à votre consentement. Lors de votre première visite sur le site de L’hôtel Totora, un bandeau d’information s’affiche en bas de l’écran vous invitant à donner votre accord quant à l’utilisation de cookies ou autres traceurs similaires. Si vous y consentez conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous pourrez toutefois à tout moment revenir sur votre choix.
Pour plus de détails, consultez notre politique de cookies
VI. ORIGINES DES DONNEES
L’hôtel Totora collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :
- Données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié à L’hôtel Totora (dossier client) ;
- Cartes de visite ;
- Fiches ou formulaires électroniques remplis par le client (feuille d’émargement, fiche de satisfaction post conférence) ;
- Inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux…) ;
- Inscription à des évènements organisés par L’hôtel Totora ;
- Listes communiquées par les organisateurs d’évènements ou de conférences auxquelles nous participons ;
- Statistiques de visite via l’outil Google Analytics ;
De manière exceptionnelle nous pouvons louer des bases de données.
VII. FINALITES DU TRAITEMENT
Selon les cas, L’hôtel Totora traite vos données pour les finalités suivantes :
- Traitement des dossiers confiés à L’hôtel Totora ;
- Gestion de la relation client (GRC) ;
- Gestion des événements organisés par L’hôtel Totora (conférences, petits déjeuners, etc.) ;
- Envoi de nos newsletters ;
- Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
- Réponses à des appels d’offres publics ou privés ;
- Envoi de nos vœux et autres échanges événementiels ;
- Amélioration de nos services ;
- Réponses à nos obligations administratives ;
- Réalisation de statistiques.
VIII. BASE LEGALE
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle
Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement
IX. DESTINATAIRES DES DONNEES
L’hôtel Totora s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes.
X. DUREE DE CONSERVATION
La durée de conservation des données est définie par L’hôtel Totora au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation.
Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que L’hôtel Totora n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
XI. DROIT D’ACCES (DROIT DE COPIE)
Les clients et contacts disposent traditionnellement d’un droit de demander à L’hôtel Totora la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès. La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : L’hôtel Totora, BP 449 Natitingou
République du Bénin ou via le formulaire contact de notre site.
Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de L’hôtel Totora. Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser L’hôtel Totora.
XII. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
L’exercice de ce droit s’exerce auprès de votre interlocuteur habituel, à défaut auprès de la Direction en charge de la communication de L’hôtel Totora.
Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par L’hôtel Totora, celui-ci pourra solliciter les clients et contacts qui auront la possibilité de satisfaire à ses demandes.
L’hôtel Totora ne pourra se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données.
XIII. DROIT A L’EFFACEMENT
Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- Lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- Lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par L’hôtel Totora et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- Lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- Lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
XIV. DROIT A LA LIMITATION
Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par L’hôtel Totora est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
XV. JUSTIFICATION
Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
XVI. CARACTERE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES REPONSES
Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, L’hôtel Totora explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.
XVII. DROIT D’USAGE
L’hôtel Totora se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de L’hôtel Totora, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).
XVIII. SOUS TRAITANCE
L’hôtel Totora informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel (ex : Google Analytics).
Dans ce cas, L’hôtel Totora s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
XIX. VIOLATION DES DONNEES
En cas de violation de données à caractère personnel, L’hôtel Totora s’engage à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, L’hôtel Totora :
- En avisera les clients et contacts concernés ;
- Communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.
